(一)发文办理程序
发文办理过程包括公文草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
1、以中心名义发文,由相关科室拟稿,分管主任审核,呈报中心主任签发。
2、公文正式印制前,中心综合科应当进行复核,复核内容:①审批、签发手续是否完备,电子版文档是否报送,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。②文件起草科室(单位)是否要求公布在二级网站上。
3、公文印制后,公文及电子文本由中心综合科登记存档。
(二)收文办理程序
收文办理过程包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
1、公文统一由中心综合科签收,拆封、登记、编号。①各科室收到的会议通知要及时报中心综合科收文办理;②代表本中心外出参加会议带回的文件,应及时交中心综合科处理归档,③传真收到的文件,应复印后归档。
2、中心综合科明确专人负责收文,收文之后履行签收、登记手续,对需紧急处理的公文,应加盖“急件”章。
3、综合科科长对传阅文件提出拟办意见,送有关领导批示或交有关科室办理。
4、依照领导批阅意见,及时传递和交办。
5、承办部门接到交办的公文后应当及时办理。
(三)文件借阅要求
中心所有文件的借阅,必须办理登记手续,借阅文件原则上一周内归还,最长不超过两周,对未及时归还的文件,中心综合科将定期通报。
(四)公文归档程序
1、公文办完后应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档,个人不得保存应归档的公文。
2、各科室明确专人负责文件资料的收集、归档工作。各科室要对本科室的业务档案做好整理、归档工作,定期交由综合科统一存档、保管。